Bài 5 – Hiển Thị hoặc Ẩn Các Ký Hiệu Định Dạng và Nội Dung Ẩn trong Văn Bản

Dưới đây là các bước thực hành cho Bài 5: Hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng và nội dung ẩn trong văn bản trong Microsoft Word 2019:

Bước 1: Mở tài liệu

1. Mở tài liệu mà bạn muốn thực hiện các thao tác hiển thị hoặc ẩn ký hiệu định dạng bằng cách nhấp vào File (Tệp) > Open (Mở) và chọn tài liệu từ danh sách hoặc từ vị trí đã lưu.

Bước 2: Hiển thị hoặc ẩn các ký hiệu định dạng

1. Trên thanh Ribbon, chọn tab Home (Trang chủ).
2. Tìm và nhấp vào nút ¶ Show/Hide (Hiển thị/Ẩn) trong nhóm Paragraph (Đoạn văn). Nút này có biểu tượng giống như ký hiệu đoạn văn ¶.
   • Khi bạn nhấp vào nút này, các ký hiệu định dạng như dấu cách, dấu ngắt dòng, ngắt đoạn, tab, và các ký hiệu khác sẽ được hiển thị hoặc ẩn tùy theo trạng thái hiện tại.
   • Ví dụ: Dấu cách sẽ hiển thị dưới dạng dấu chấm (·), ngắt đoạn sẽ hiển thị dưới dạng ký hiệu ¶.

Bước 3: Hiểu ý nghĩa của các ký hiệu định dạng

1. Một số ký hiệu định dạng phổ biến mà bạn sẽ thấy:
   • Dấu chấm (·): Đại diện cho dấu cách.
   • Mũi tên (→): Đại diện cho tab.
   • Ký hiệu đoạn văn (¶): Đại diện cho ngắt đoạn (khi bạn nhấn Enter).
   • Dấu mũi tên cong (↵): Đại diện cho ngắt dòng (khi bạn nhấn Shift + Enter).
   • Dấu ngắt trang (—): Đại diện cho ngắt trang thủ công (khi bạn nhấn Ctrl + Enter).

Bước 4: Sử dụng ký hiệu định dạng để kiểm tra và chỉnh sửa văn bản

1. Khi các ký hiệu định dạng được hiển thị, bạn có thể dễ dàng kiểm tra cấu trúc của tài liệu, phát hiện các khoảng trắng dư thừa, dấu ngắt đoạn không cần thiết, hoặc các vấn đề khác.
2. Chỉnh sửa tài liệu bằng cách xóa hoặc thêm các dấu ngắt đoạn, khoảng trắng hoặc ngắt dòng theo nhu cầu.

Bước 5: Ẩn các ký hiệu định dạng khi không cần thiết

1. Sau khi đã hoàn tất kiểm tra và chỉnh sửa, bạn có thể nhấp lại vào nút ¶ Show/Hide (Hiển thị/Ẩn) để ẩn các ký hiệu định dạng.

Bước 6: Lưu tài liệu

1. Nhấn Ctrl + S để lưu tài liệu sau khi hoàn thành việc chỉnh sửa.

Ghi chú:

• Các ký hiệu định dạng không xuất hiện khi in tài liệu hoặc khi chia sẻ dưới dạng file PDF, chúng chỉ hiển thị trên màn hình để hỗ trợ người dùng khi chỉnh sửa.
• Hiển thị các ký hiệu định dạng là cách hữu ích để đảm bảo tài liệu của bạn không có lỗi không mong muốn trong bố cục và định dạng.