Bài 15 – Xác Định Vị Trí và Loại Bỏ Các Thuộc Tính Ẩn và Thông Tin Cá Nhân của Văn Bản

Dưới đây là các bước thực hành cho Bài 15: Xác định và loại bỏ các thuộc tính ẩn và thông tin cá nhân của văn bản trong Microsoft Word 2019:
Bước 1: Mở tài liệu
- Mở tài liệu mà bạn muốn kiểm tra và loại bỏ các thuộc tính ẩn và thông tin cá nhân bằng cách nhấp vào File (Tệp) > Open (Mở) và chọn tài liệu từ danh sách hoặc từ vị trí đã lưu.
Bước 2: Truy cập công cụ Document Inspector (Kiểm tra tài liệu)
- Nhấp vào tab File (Tệp) trên thanh Ribbon.
- Trong menu bên trái, chọn Info (Thông tin).
- Nhấp vào Check for Issues (Kiểm tra sự cố) và chọn Inspect Document (Kiểm tra tài liệu) từ menu thả xuống.
Bước 3: Kiểm tra tài liệu
- Hộp thoại Document Inspector sẽ xuất hiện. Bạn sẽ thấy các mục khác nhau mà công cụ này có thể kiểm tra, bao gồm:
- Comments, Revisions, Versions, and Annotations (Bình luận, Chỉnh sửa, Phiên bản, và Chú thích)
- Document Properties and Personal Information (Thuộc tính tài liệu và Thông tin cá nhân)
- Custom XML Data (Dữ liệu XML tùy chỉnh)
- Headers, Footers, and Watermarks (Đầu trang, Chân trang, và Đóng dấu)
- Hidden Text (Văn bản ẩn)
- Document Server Properties (Thuộc tính máy chủ tài liệu)
- Embedded Documents and Macros (Tài liệu và Macro nhúng)
- Tích chọn các mục bạn muốn kiểm tra. Nếu bạn không chắc chắn, hãy chọn tất cả các mục.
- Nhấn Inspect (Kiểm tra) để bắt đầu quá trình kiểm tra tài liệu.
Bước 4: Xem kết quả kiểm tra
- Sau khi kiểm tra xong, Document Inspector sẽ hiển thị kết quả cho bạn biết liệu có thông tin nào cần loại bỏ hay không.
- Với mỗi mục có vấn đề, bạn có thể nhấp vào nút Remove All (Loại bỏ tất cả) để xóa thông tin không mong muốn hoặc nhấp vào Close (Đóng) nếu không có gì cần loại bỏ.
Bước 5: Kiểm tra lại (tùy chọn)
- Nếu bạn đã loại bỏ thông tin, bạn có thể nhấn Reinspect (Kiểm tra lại) để đảm bảo rằng tất cả thông tin đã bị xóa.
Bước 6: Lưu tài liệu
- Sau khi đã kiểm tra và loại bỏ các thông tin không cần thiết, nhấn Ctrl + S để lưu tài liệu.
Ghi chú:
- Việc kiểm tra và loại bỏ thông tin cá nhân hoặc dữ liệu ẩn là rất quan trọng khi bạn chia sẻ tài liệu ra bên ngoài, đặc biệt trong các tình huống công việc nhạy cảm.
- Tính năng này giúp bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo rằng tài liệu của bạn không chứa thông tin ẩn hoặc thông tin nhạy cảm không mong muốn.