Bài 43: Sử dụng Track Changes (Theo dõi thay đổi) để cùng quản lý và chỉnh sửa nội dung

Dưới đây là các bước thực hành cho Bài 43: Sử dụng Track Changes (Theo dõi thay đổi) để cùng quản lý và chỉnh sửa nội dung trong Microsoft Word 2019:

Bước 1: Mở tài liệu cần theo dõi thay đổi

1. Mở tài liệu mà bạn muốn sử dụng tính năng Track Changes để theo dõi các thay đổi bằng cách nhấp vào File (Tệp) > Open (Mở) và chọn tài liệu từ danh sách hoặc từ vị trí đã lưu.

Bước 2: Bật tính năng Track Changes (Theo dõi thay đổi)

1. Trên thanh Ribbon, chọn tab Review (Xem lại).
2. Trong nhóm Tracking (Theo dõi), nhấp vào nút Track Changes (Theo dõi thay đổi). Khi bật tính năng này, mọi thay đổi bạn thực hiện trong tài liệu sẽ được theo dõi và hiển thị dưới dạng đánh dấu (markup).

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu với Track Changes

1. Khi Track Changes được bật, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện, bao gồm thêm văn bản, xóa văn bản, định dạng lại, hoặc di chuyển văn bản, đều sẽ được ghi lại.
2. Các thay đổi sẽ được đánh dấu bằng màu sắc và các ký hiệu đặc biệt, chẳng hạn như gạch ngang văn bản bị xóa hoặc gạch dưới văn bản mới thêm vào.

Bước 4: Xem lại và quản lý các thay đổi

1. Bạn có thể duyệt qua các thay đổi trong tài liệu bằng cách sử dụng các nút Previous (Trước) và Next (Tiếp) trong nhóm Changes (Thay đổi) trên tab Review.
2. Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi:
   • Chọn thay đổi cụ thể trong tài liệu.
   • Trong nhóm Changes, nhấp vào Accept (Chấp nhận) để chấp nhận thay đổi hoặc Reject (Từ chối) để từ chối thay đổi.
   • Bạn cũng có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận tất cả các thay đổi) hoặc Reject All Changes (Từ chối tất cả các thay đổi) từ menu thả xuống để xử lý tất cả các thay đổi cùng lúc.

Bước 5: Thêm bình luận khi theo dõi thay đổi

1. Nếu cần giải thích hoặc cung cấp thêm thông tin về thay đổi, bạn có thể thêm bình luận:
   • Đặt con trỏ tại vị trí của thay đổi hoặc chọn văn bản liên quan.
   • Trên tab Review, nhấp vào New Comment (Bình luận mới) trong nhóm Comments (Bình luận).

Bước 6: Thay đổi chế độ hiển thị Track Changes

1. Trong nhóm Tracking, bạn có thể thay đổi cách hiển thị các thay đổi bằng cách chọn từ menu thả xuống Display for Review (Hiển thị để xem lại):
   • Simple Markup (Đánh dấu đơn giản): Hiển thị văn bản chỉnh sửa với các chỉ báo thay đổi ở lề.
   • All Markup (Tất cả đánh dấu): Hiển thị đầy đủ tất cả các thay đổi và bình luận.
   • No Markup (Không đánh dấu): Ẩn tất cả các đánh dấu và chỉ hiển thị tài liệu như thể các thay đổi đã được chấp nhận.
   • Original (Bản gốc): Hiển thị tài liệu ban đầu trước khi có thay đổi.

Bước 7: Tắt Track Changes (khi hoàn thành)

1. Sau khi hoàn tất việc theo dõi thay đổi và đã xem xét tất cả các thay đổi, bạn có thể tắt tính năng Track Changes:
   • Nhấp lại vào nút Track Changes trong nhóm Tracking để tắt tính năng này.

Bước 8: Lưu tài liệu

1. Sau khi hoàn tất việc quản lý và chỉnh sửa các thay đổi, nhấn Ctrl + S để lưu tài liệu.

Ghi chú:

• Track Changes rất hữu ích trong việc hợp tác chỉnh sửa tài liệu, đặc biệt khi làm việc nhóm hoặc khi bạn muốn người khác xem xét các thay đổi trước khi chấp nhận.
• Đảm bảo rằng bạn đã xử lý tất cả các thay đổi trước khi chia sẻ tài liệu cuối cùng, để tránh việc các đánh dấu không cần thiết xuất hiện trong bản in hoặc khi gửi cho người khác.